Contexte et justification

 

A.LU.MA-Burundi vise à mettre en œuvre le projet titré « Soutien au plaidoyer pour une intégration des liens entre changement climatique et santé dans les outils politiques concernés ». Le projet est appuyé/financé par le programme « Adaptation aux changements climatiques dans le secteur de la Santé » de la Coopération Allemande/GIZ.


 

 

C’est dans ce cadre que l’association voudrait recruter un(e) assistant(e) administratif(ve), en appui au coordonnateur du projet.

 

A.Domaine de responsabilité

L’assistant(e) technique est responsable des activités suivantes :

  • gestion correcte du secrétariat et organisation des activités
  • exécution quotidienne de tout le travail administratif
  • classement de documents dans des dossiers papier ou électronique

 

Dans ce cadre, l’assistant (e) administratif (ve) a les attributions suivantes :

 

B.Attributions

1.Travaux de secrétariat et prestations de services

 

L’assistant (e) technique organise et coordonne le planning;

  • communique et rappelle les rendez-vous du jour au coordonnateur, et l’informe de tout changement ;
  • établit et organise les supports d’information pour les réunions;
  • répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
  • gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
  • s’occupe de la correspondance nécessaire (réponses) ;
  • photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
  • assiste et donne l’appui à l’organisation des événements
  • Assiste le coordonnateur à la finalisation des rapports

 

 

2.Coordination et gestion de bureau, coordination générale

Le/la titulaire du poste

 

  • coordonne et contrôle les plannings/échéanciers et veille au maintien des créneaux convenus pour les événements planifiés;
  • organise les locaux pour les réunions ;
  • assure avec le coordonnateur la gestion des équipements nécessaires à la tenue des réunions et ateliers.

 

 

3.Administration

L’assistant(e) administratif (ve)

  • aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers,
  • traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
  • classe quotidiennement le courrier entrant et sortant ;
  • préparation des documents pour la gestion financiers comme budgets, listes des participants, veiller à ce que les pièces justificatives soient conformes aux standards de la GIZ, tableau des dépenses par ateliers/réunion etc.

 

 

4.Tâches à caractère général

 

L’assistant(e)

 

  • accueille les visiteurs/visiteuses avec courtoisie ;

 

  • assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

 

 

 

5.Qualifications, compétences et expérience requises

 

Qualification

 

  • Diplôme universitaire en organisation/administration de bureau, en gestion financière ou un diplôme similaire.

 

Expérience professionnelle

 

  • Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire

 

Autres connaissances/compétences

 

  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet)
  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques de gestion financière (telles que MS Office, MS Excel)

§Solides connaissances de comptabilité ;

§De très bonnes connaissances en Français parlé et écrit, l’Anglais constitue unavantage

 

 

6.Date limite pour envoi des candidatures : Le 17 Février 2014 au plus tard à 12H00, par courrier au Centre Anti-Malaria Saint François d’Assise : Kamenge, Bujumbura, BURUNDI/ Rue de l’Unité, en face du Camp SOCARTI, B.P. 6086 Bujumbura, Burundi, en marquant sur l’enveloppe d’offre : «Poste d’assistant (e) technique au projet « adaptation aux changements climatiques dans le secteur de la Santé ».

 

Pour des clarifications nécessaires, vous pouvez appeler la Coordinatrice du Centre anti-malaria St François d’Assise au 22-23 8005 ou au 22 23 9965, ou envoyer un mail à l’adresse mail suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.\"">Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

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